Office tartiblarini qanday o'zgartirish kerak

Agar sizda yoqtirmaydigan hamkasblaringiz yoki xodimlaringiz bo'lsa, o'zgarish qiyin bo'lishi mumkin, ammo ba'zida ofis tartibini qanday o'zgartirish kerakligini bilish axloqiy va mehnat unumdorligini oshirish uchun zarurdir. Afsuski, buni aytish osonroq. O'zgarishlarga uslubiy tayyorgarlik ko'rish, uni bosqichma-bosqich amalga oshirish va oqilona ravishda belgilab, o'tish jarayonini silliq qilish uchun ishchilaringiz va hamkasblaringiz bilan birga ishlang.

O'zgarishlarga tayyorgarlik

O'zgarishlarga tayyorgarlik
Yangi protseduralar haqida qisqacha ma'lumot yozing. Amaldagi protseduralar bilan taqqoslab, protseduradagi yangi o'zgarishlar haqida qisqacha ma'lumot yozing. O'zingizning xulosangizda bir nechta narsalarni qamrab olishingiz kerak, shu jumladan:
  • Hozirgi siyosat nima.
  • Hozirgi amaliyot nima. Agar xodimlar allaqachon belgilangan tartiblardan chetga chiqib ketishgan bo'lsa, siz faqat belgilangan amaliyotga rioya qilish yoki belgilangan tartibga rioya qilish uchun tartiblarni o'zgartirishingiz mumkin.
  • Yangi siyosat nima.
  • Yangi tartibni bajarish uchun aniq maqsadlar. Bularni muvaffaqiyatga erishganliklarini bilishga imkon beradigan mezonlar deb hisoblang. Masalan, agar siz o'z ofisingizni "nolga asoslangan byudjetlashtirish" ga o'tkazishni istasangiz, unda o'tgan yildagi byudjet xarajatlari nazarda tutilmagan bo'lsa, unda yil davomida sizning idorangizga qancha bo'limlar uchun taqqoslash mantiqiy bo'ladi. yangi tizimga o'tish kerak.
O'zgarishlarga tayyorgarlik
Yangi protsedurani amalga oshirish xarajatlarini taxmin qiling. O'zgarish qilish to'g'ri ish bo'lsa ham, har doim ham o'zgartirish uchun to'g'ri vaqt emas. Vaqt to'g'ri yoki yo'qligini bilish uchun siz tartibni o'zgartirish xarajatlari haqida tasavvurga ega bo'lishingiz kerak.
  • Tartibni o'zgartirish uchun zarur bo'lgan materiallarning pul narxini ko'rib chiqing. Elektron topshirish misolida, bu yangi topshirish tizimi uchun dasturiy ta'minot va uskunaning harajatlari, qog'ozni topshirish tizimining fizik infratuzilmasini olib tashlash xarajatlari va ofis binolarini yangilash bilan bog'liq har qanday xarajatlar bo'lishi mumkin.
  • Yangi tizimni o'rganishga majbur bo'lgan xodimlar tomonidan yo'qolgan unumdorlikni yo'qotishdagi omillar omili.
  • Yo'qotilgan imkoniyatlardagi xarajatlarni ko'rib chiqing. Xodimlaringiz yozuvlarni yozib olish bilan band bo'lishsa-da, ular boshqa biznesni boshlash yoki mijozlarning ehtiyojlarini qondirish bilan shug'ullanmaydilar. Bu shuningdek, siz o'zgartirish xarajatlarini hisoblashda hisobga olish kerak bo'lgan tarkibiy qismdir.
O'zgarishlarga tayyorgarlik
Hisoblangan xarajatlarni tashkilotingiz resurslariga qarab torting. Jarayonning yangi o'zgarishi mumkin bo'lgan xarajatlar haqida yaxshi tasavvurga ega bo'lgach, uni tashkilotingiz resurslari bilan taqqoslashingiz mumkin.
  • Vaqt va pul kabi narsalarni ko'rib chiqishni xohlasangiz, xato uchun ham marjada bo'lish muhimdir. Siz nafaqat pul va mablag'lar nuqtai nazaridan yangi protsedurani amalga oshirish imkoniyatiga ega bo'lishingiz kerak, balki agar biror narsa noto'g'ri bo'lsa, siz uni to'lash imkoniyatiga ega bo'lishingiz kerak.
O'zgarishlarga tayyorgarlik
Koalitsiya tuzing. Deyarli har qanday protsessual o'zgarishlar, qancha bo'lishidan qat'i nazar, qarshilikka duch keladi. Unga ishoning. Buning eng yaxshi usuli qarshilikni boshqarish uni tashkil qilish imkoniyati paydo bo'lishidan oldin uni zaiflashtirishdir. Shuning uchun, siz yangi siyosatni rasmiy ravishda kiritishdan oldin, sizning rejalaringizni buzish va o'zgarishlarning orqasida turish uchun etarlicha kuchli bo'lganlar koalitsiyasini tuzishingiz kerak. [1]
  • Agar siz ushbu muhim manfaatdor tomonlarni o'z tomoningizga jalb qila olmasangiz, siz rahbar bo'lsangiz ham, o'zgarishlarni amalga oshirish juda qiyin bo'ladi. Siz koalitsiya tuzmaguningizcha kutish yaxshidir. Agar siz o'zgarishni dushman auditoriyada amalga oshirsangiz va u muvaffaqiyatsiz bo'lsa, qarshilik sizning obro'ingizni pasaytirishi mumkin. Axir, bu odamlar yangi siyosat aslida amalga oshirilishini ta'minlaydigan odamlardir. Agar ular zimmasiga yuklangan vazifalar bilan rozi bo'lmasalar, ular yaxshi ish qila olmaydilar.
  • Agar o'zgarish ayniqsa munozarali bo'lishi kerak bo'lsa, ehtimol koalitsiya a'zolarini alohida his eting. Ularni sizning yoningizga topshirgandan so'ng, siz ko'proq ta'sirchan partiyalarni ishontirishga yordam berish uchun ularning ta'siridan foydalanishingiz mumkin.
O'zgarishlarga tayyorgarlik
Nega endi o'zgartirish kerakligini tushuntiring. Inertiya, xuddi fizikaga nisbatan, odamlarning fe'l-atvoriga nisbatan qo'llaniladi va agar odamlar boshqacha harakat qilish uchun favqulodda sabablar bor deb o'ylamasa, ko'pincha ularni boshqacha tutishga majbur qilish qiyin. Nazoratchi sifatida o'zingizning kuchingizdan ularni muvofiqlashtirish uchun foydalanishingiz mumkin bo'lsa-da, bunday yondashuv norozilikni keltirib chiqaradi, bu kelajakda o'zgarishlarni amalga oshirishni qiyinlashtiradi. [2]
  • Zudlik zarurligini anglashda, ofisga nima uchun bozor bosimi (daromadning kamayishi kabi) yoki imkoniyatlar ikki yoki undan ko'p muqarrar natijalar orasidagi afzal qilingan variantni o'zgartirishga majbur qilishlarini tushuntiring. Masalan, agar siz to'rt kunlik ish haftasini o'tkazishingiz kerak bo'lsa, sizga bir necha marta orqaga qaytish imkoniyati paydo bo'lishi mumkin, chunki odamlar o'n soatlik ish kunini yoqtirmaydilar. Ammo, agar ish haqi qisqartirilishi yoki ishdan bo'shatilishning alternativasiga qarshi ofisga to'rt kunlik ish haftasini tanlash taklif qilinsa, qarshilik kamroq bo'ladi.
O'zgarishlarga tayyorgarlik
Oldindan ogohlantirish bering. Bir kun ichida kelib, yangi siyosatni amalga oshirishning o'rniga, xodimlaringizga yangi siyosat yo'lda ekanliklarini xabar bering. Keyin ular o'zlarini tuzatishga tayyorlashga vaqt topadilar.
  • Masalan, ofisdagi hamma yangi o'quv mashg'ulotlarini o'tashi kerak edi, shunchaki ularni bir kun darsga qo'yishning o'rniga, ularga sinf nima uchun kerakligini, qancha vaqt davom etishini va darsning qaysi qismi kerakligini tushuntiring. u taqdim etadigan yangi hisob ma'lumotlari talablari (o'n soatlik sertifikatlashda besh soatlik kurs kabi).
  • Odamlar unutuvchan bo'lishi mumkin. Vaqt vaqti o'laroq vaqti-vaqti bilan eslatmalar berish yaxshi fikr.
O'zgarishlarga tayyorgarlik
Sizning mijozlar bazangiz o'zgarishga toqat qilishiga ishonch hosil qiling. Katta ehtimol bilan siz yangi protsedurani amalga oshirmoqdasiz, chunki siz mavjud mijozlarga yaxshiroq xizmat ko'rsatishni va yangi mijozlarni topishni xohlaysiz. Agar sizning mijozlaringiz o'zgarish natijasida yuzaga kelgan vaqtincha samarasizlikka toqat qilmasa, uni bekor qilish yaxshiroqdir. [3]
  • Vaqt siz va tashkilotingiz uchun yaxshi ekanligiga ishonch hosil qilish bilan bir qatorda, mijozlar uchun ham yaxshi vaqt ekanligiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Masalan, siz mahalliy chakana sotuvchilarga logistika xizmatlarini taqdim qilsangiz, ta'til paytida to'satdan samarasiz bo'lib qolish, ehtimol yomon strategiya hisoblanadi.

Yangi protseduralarni amalga oshirish

Yangi protseduralarni amalga oshirish
Ofisga yangi siyosatning qisqacha ma'lumotlarini tarqatish. Siyosat barchaga tushuntirilgandan so'ng, xulosaning ikki nusxasini ofisingizdagi ishchilarga tarqating. Ularga bitta imzo qo'yib, boshqasini o'zlari uchun saqlab qo'ying. Shunday qilib, siz yangi siyosatni tan oladigan va unga rioya qilishga rozilik bildirgan majburiyatni oldingiz.
O'zgarishdan ta'sirlanganlarni o'rgating. Barcha idorani yangi siyosat haqida xabardor qilganingizda, unga ta'sir qiladiganlarni o'qitishga ko'p vaqt sarflaganingizga ishonch hosil qiling. O'qish bir soat davom etishi mumkin yoki bu o'zgarish doirasiga qarab bir necha kun yoki haftalik jarayon bo'lishi mumkin. Har bir inson yangi siyosatni to'liq tushunishini va mashq qilish, savollar berish va qulay bo'lishni boshlash uchun vaqt borligiga ishonch hosil qilib, muammosiz o'tishni ta'minlang.
Yangi protseduralarni amalga oshirish
O'tish qulayligi. Ayniqsa, agar siz protsedurada katta o'zgarishlarni amalga oshirayotgan bo'lsangiz, uni bosqichma-bosqich amalga oshirish juda muhimdir. Bu nafaqat sizning ofisingiz xodimlariga xato qilish va yangi protseduralarga ko'nikish imkoniyatini beradi, balki maqsadlarni qayta ko'rib chiqish, taxminlarni boshqarish va amalga oshirishning keyingi bosqichlarini o'zgartirish imkoniyatini ham beradi. [4]
  • O'tish va o'qitish jadvalini tuzing va tegishli qismlarni unga rioya qiladigan har kim bilan baham ko'ring. Shu tarzda, odamlar ulardan nimani kutishlari haqida yaxshiroq tasavvurga ega.
Yangi protseduralarni amalga oshirish
Fikr-mulohazalarni tinglang. Oxir oqibat, yangi protsedurani qabul qilishni zimmasiga yuklatilgan odamlar uning muvaffaqiyatli qabul qilinishini ta'minlaydilar. Agar siz yangi protseduraning muvaffaqiyati bilan qiziqsangiz, unda uni amalga oshirayotgan odamlar duch keladigan muammolarni tinglayotganingizga ishonch hosil qilishingiz kerak. Oxir oqibat, agar ma'suliyatsiz bo'lsangiz, ehtimol siz kutmagan bir nechta holatlar bo'lishi mumkin. [5]
  • Ba'zi menejerlar xodimlarning fikr-mulohazalarini tinglash zaiflik belgisi deb o'ylashadi. Aksincha, bu menejerning o'zgaruvchan sharoitlarga moslashish uchun o'z vakolatlarida etarlicha xavfsizligini ko'rsatadi. Holbuki menejer o'z ishidan mahrum bo'lish xavfi ostida bo'ysunuvchi tomonidan ko'tarilishdan qonuniy qo'rquvga ega bo'lsa, o'z mavqeiga ega bo'lgan kishi bo'ysunuvchilarning gaplarini tinglashi va kredit olishlari mumkin.
Zarur bo'lganda siyosatni chayqating. Yangi siyosat qog'ozda mukammal bo'lib ko'rinishi mumkin, ammo amalda u siz kutganingizdek to'liq ishlamasligi mumkin. Olingan fikr-mulohazalaringizni yodda tuting (shunchaki qarshilik yoki yangi protseduraga moslashuv natijasidir) va siyosatga tuzatishlar kiritish kerak yoki kerak emasligini hal qiling.
Natijalarni muntazam ravishda kuzatib boring. Yodingizda bo'lsin, siyosatingizdagi o'zgarishlarning to'liq samarasini ko'rish uchun vaqt talab qilinishi mumkin. Birinchi oydan keyin fikr-mulohazalarni olish va keyin hech qachon takrorlanmaslik siz o'zgarishlarning to'liq ta'sirini ko'rmasligingizni anglatadi va siz siyosatni tuzatish yoki takomillashtirish imkoniyatlarini qo'ldan boy berasiz. Siyosat kerakli ta'sir ko'rsatishini ta'minlash uchun muntazam ravishda tekshirib turishingizga ishonch hosil qiling.
Yangi protseduralarni amalga oshirish
Zarur bo'lganda yuqori ijrochilarni mukofotlang. Yuqori ijrochilarni taqdirlash - bu qarshilikni engishning klassik usuli. Bu yangi siyosatni bajarish uchun qo'shimcha rag'batlarni keltirib chiqaradi va o'zgarishga keng qarshilik ko'rsatgan taqdirda guruh mentalitetiga rioya qilishga qarshi turtki yaratadi. [6]
  • Masalan, agar siz hisobga olish tizimini qog'ozli fayllardan elektron fayllarga o'tkazishingiz kerak bo'lsa, siz ma'lum miqdordagi fayllarni sovg'a sertifikati bilan qoplagan har qanday kishini yoqimli restoranga, pullik dam olish kuniga yoki sayohatga sayohatga mukofotlashingiz mumkin. kurort
gfotu.org © 2020