Qanday qilib o'zingizning ijrochi yordamchingiz bo'lishingiz mumkin

Ijrochi yordamchiga ega bo'lish (EA) muvaffaqiyatli kompaniyani boshqarishning muhim qismidir. Albatta, o'z-o'zini ish bilan band bo'lgan ko'p odamlar to'liq vaqtli yordamchini yollash xarajatlarini oqlay olmaydilar. Achinarlisi shundaki, bu odamlar EA-ning professional yordamidan ko'proq foyda olishlari mumkin! O'zingizning Ijrochi yordamchingiz bo'lishingizga hech narsa to'sqinlik qilmaydi va aslida o'zini o'zi ish bilan band bo'lganlarning ko'pi (yoki o'zini o'zi ish bilan ta'minlashni istaganlar) allaqachon mavjud va ular buni hali bilishmaydi. Ushbu maqola sizga o'zingizning vazifangizni samarali va samarali bajarishingizga yordam beradigan bir nechta ko'rsatmalar beradi.
EA nima ekanligini tushunib oling qiladi EAning professional tashkilotchilari, vaqt menejerlari yoki oddiygina "professional soqchilar" ni ko'rib chiqing. Ijroiya yordamchisi kundalik ish jarayonini boshqaradi, hujjatlarni rasmiylashtiradi va tayyorlaydi, ustuvorliklarni belgilaydi, kiruvchi yozishmalarni (telefon, pochta va elektron pochta) boshqaradi, mijozlarga umumiy xizmat ko'rsatishni amalga oshiradi va bu faqat boshlang'ich. Umuman olganda, EA sizning kuningizning farovonligini saqlaydi. Yaxshi odam haqiqatan ham "o'zgaruvchan ego" sifatida harakat qilishi mumkin, u yig'ilishlarda o'z o'rnini egallaydi va mavjud bo'lmaganda vazifalarni to'ldiradi. O'z EA bo'lishingiz bu imkoniyatni cheklaydi (agar siz bir vaqtning o'zida ikkita joyda bo'lish mahoratini puxta o'rganmagan bo'lsangiz), ammo hech bo'lmaganda ko'nikmalarni bilish sizni eng yaxshi tartibda bo'lishingizga yordam beradi.
EAni bajarish uchun har kuni ma'lum bir vaqtni rejalashtiring vazifalarni yozing. Bu vazifalarni echish juda oson, ammo ular to'planib qolgach, ular juda qiyin va g'oyat katta loyihaga aylanadi. Sizning biznesingiz talab qiladigan asosiy ofis texnik xizmatini yakunlash uchun har kuni (odatda bir soat atrofida) ish vaqtini rejalashtiring. Bunga hujjat topshirish, yig'ilishlarni rejalashtirish, pochta orqali saralash yoki vazifalar ro'yxatini ko'rib chiqish va ustuvorlashtirish kiradi. Ish bilan shug'ullanishdan oldin, shunchaki o'tirib, birma-bir ularga e'tibor bering.
Savdo vositalaridan foydalaning. O'zingizning yordamchingiz sifatida qat'iy va izchil bajariladigan tartib va ​​standart protseduralarni ishlab chiqish juda muhimdir. Bu sizning kundalik harakatlaringizni tartibga solishga yordam beradi. Ko'pgina tadbirlarni "standartlashtirilgan" qilish uchun turli xil batafsil varaqlardan foydalanishga yordam beradi. Masalan, yig'ilish uchun materiallarni yig'ayotganda, har doim siz bilan bir xil narsaga ega ekanligingizga ishonch hosil qilish uchun tekshiruv varag'idan o'ting. Albatta, har bir uchrashuv uchun bir oz mayda-chuydalar bor, lekin asoslar har doimgidek qoladi. Jarayonlaringizni standartlashtirish uchun vaqt ajratish, uzoq muddatda vaqtni tejashga imkon beradi. O'zingizning harakatlaringizni tartibga solishga yordam berish uchun ro'yxat varaqalarini Internetdan yuklab oling. Shaxsiy yordamchilar va Ijroiya yordamchilari uchun qanday qilib maqolalar, manbalar va foydali havolalarni taqdim etadigan bepul bepul ma'lumot manbasini toping - shaxsiy yordamchi maslahatlari yoki maslahatlari uchun Internetdan qidirib toping.
Kiruvchi yozishmalar, ayniqsa elektron pochta uchun protseduralaringizni tartibga soling. Buni qanday qilish haqida quyida bir nechta maslahatlar mavjud. Ushbu g'oyalarning aksariyati har qanday elektron pochta dasturida o'rnatilishi mumkin:
  • Barcha kiruvchi elektron pochta xabarlari uchun fayllar yarating. Buning bir necha usullari mavjud. Ba'zilar hamma narsani ikkita papkaga ajratadilar: faqat FYI - javob berish va javob berish shart emas. Har bir narsa tegishli papkaga joylashtirilgandan so'ng, siz ularni bosib o'tishingiz va kerak bo'lganda javob berishingiz, so'ngra boshqa papkalar guruhiga qayta kiritishingiz mumkin. Ushbu papkalarni loyiha yoki mijoz tomonidan belgilashni xohlashingiz mumkin. Mana, ba'zilariga misol: Sayohatlar, mijozlar loyihalari, kengash faoliyati. Har bir papkada, shuningdek, har bir kategoriya bo'yicha bo'linadigan kichik papkalar mavjud. Bu shuningdek, o'tgan elektron pochtalarni qidirishni ancha osonlashtiradi.
  • Keyingi harakatlarni talab qiladigan elektron pochta xabarlarini belgilang - eslatma paydo bo'lishi uchun sana va vaqtni belgilang.
  • Muammolarni muayyan odamlardan ma'lum bir papkaga avtomatik ravishda yuborish uchun ko'pgina dasturlarni o'rnatishingiz mumkin. Masalan, agar siz Djo Smit bilan Moviy loyihada ishlayotgan bo'lsangiz, dasturdan Jo Smitdan kelgan barcha yozishmalarni avtomatik ravishda Blue Project papkasiga topshirishni so'rashingiz mumkin. Har bir fayldagi o'qilmagan xabarlar soni papka belgisi yonida ko'rsatiladi.
  • Muayyan odamlarning yozishmalari uchun rangli kodli bayroqlarni avtomatik ravishda qo'shadigan dasturni sozlang. Masalan, ba'zi odamlardan kelgan har qanday elektron pochta xabarida avtomatik ravishda qizil bayroq bo'lishi mumkin. Shunday qilib, siz o'z qutingizdan skanerlashingiz mumkin va agar o'sha odam biror narsa yuborgan bo'lsa, u darhol ko'zingizni ushlaydi. Siz turli xil odamlar uchun turli xil ranglarni o'rnatishingiz mumkin.
Proaktiv kuzatuv tizimini yarating. Ijroiya yordamchilari narsalar yorilib ketmasligiga ishonch hosil qilishda juda yaxshi. Mijoz sizni so'rov holatini so'rashga chaqirgandan ko'ra yomonroq narsa yo'q. O'zingizning EA sifatida siz mijozlarning so'rovlari va boshqa vaqtni hisobga oladigan vazifalarni bajarish uchun tizim yaratishingiz kerak bo'ladi. Hozirgi kunda eng yaxshi amaliyot elektron kalendar tizimidan (masalan, Outlook) foydalanishdir. Har kuni ajratilgan EA vaqt oralig'ida (1 raqamiga qarang) quyidagilarni bajaring:
  • Kutilayotgan vazifalar ro'yxatini ko'rib chiqing. Har birini ustuvorlik darajasi bo'yicha tartiblang. Har birining keyingi harakatlariga e'tibor bering va qat'iy muddatni yarating. Belgilangan keyingi harakatlarning borishini ko'rib chiqing va nima bajarilganligini yozib oling. Kun uchun keyingi harakatlaringizni yig'ing va ularni ustuvorliklar bo'yicha tartiblang.
  • Kundalik sharh sizga har qanday vaqtda ishlayotgan turli xil loyihalarning eng yuqori pog'onasida bo'lishingizni ta'minlaydi. Shuningdek, bu sizning kuningiz nafaqat sizning ko'zingiz oldida turgan vazifalarni emas, balki o'zingiz ishlashingiz kerak bo'lgan vazifalar ustida ishlashingizga ham ishonch hosil qiladi.
O'z EA bo'lishingizning asosiy falsafasi - bu tartibga solish va standartlashtirish. Shunga qaramay, uning to'planishiga yo'l qo'ymang va jarayon ancha yumshoq bo'ladi.
gfotu.org © 2020