Qanday qilib ofis menejeri bo'lish mumkin

Ofis menejeri sifatida siz ofisingizdagi barcha tadbirlar, loyihalar va xodimlar uchun javobgar bo'lasiz. Bu sizdan yuqori tashkilotchilik, etakchilik va muammolarni hal qilish ko'nikmalariga ega bo'lishingizni talab qiladi va katta mas'uliyat bo'lib, uni engil qabul qilmaslik kerak. Yaxshiyamki, to'g'ri ma'lumot, tajriba va bilimga ega bo'lgan holda, siz ofis menejeri bo'lib, ushbu lavozimda o'sishingiz mumkin.

Kundalik vazifalarni bajarish

Kundalik vazifalarni bajarish
Toza ofisni saqlang. Ofis menejeri sifatida ofis va sizning xodimlaringizning tozaligi va xavfsizligi sizning vazifangizdir. Bu ofisni muntazam tozalash uchun tashqi xizmat ko'rsatish kompaniyasini olish yoki narsalarni toza saqlash uchun ichki tozalash brigadasi bilan ishlashni anglatadi. [1]
Kundalik vazifalarni bajarish
Telefon qo'ng'iroqlariga javob bering va elektron pochta xabarlariga va ovozli xabarlarga javob bering. Ofis menejeri sifatida sizning asosiy vazifalaringizdan biri mijozlar va mijozlarning telefon qo'ng'iroqlariga javob berish va ularga javob berishdir. Bu sizning xabarlaringizni qabul qilishni va xabarlarni ofisingizdagi tegishli odamlarga etkazishni anglatadi. Bu shuningdek, savollarga javob berish va sizning ichki ofisingiz xodimlarining qolgan qismi uchun muammolarni hal qilishni anglatadi. [2]
Kundalik vazifalarni bajarish
Yangi ishchilarni yollash va bortga qo'yish. Ofis menejeri sifatida suhbatlashish va yangi xodimlarni yollash sizning vazifangiz bo'lishi mumkin. Agar siz buni majburiyatlaringizning bir qismi sifatida bajarishingiz kerak bo'lsa, jarayonni tuzishingiz va barcha kerakli hujjatlarni imzolab, yangi ishchilar tomonidan to'ldirilishi juda muhimdir. Shuningdek, yangi ishchilarni o'qitish va ularni ofisga ko'niktirish uchun ofis menejeri sifatida sizning vazifangiz bo'lishi mumkin. [3]
Kundalik vazifalarni bajarish
Ofis byudjetini saqlang. Sizga ofis byudjetini yaratish va saqlash vazifasi yuklatilishi mumkin. Bu siyoh, qog'oz va qalam kabi oddiy ofis buyumlaridan tortib to ish haqi, kommunal xizmatlar, jihozlar va ofis dizaynini yangilash uchun pul kabi murakkab xarajatlarga qadar bo'lishi mumkin. [4] Yil davomida barcha mumkin bo'lgan xarajatlaringiz haqida o'ylang va har bir narsa qancha bo'lishini aniq baholang.
  • Siz o'zingizning nimadan iborat bo'lishi kerakligini tushunish uchun o'tgan yilgi byudjetlarni ko'rishni so'rashingiz mumkin.
Kundalik vazifalarni bajarish
Mijozlarning shikoyatlari va mulohazalarini ko'rib chiqing. Agar mijozning jiddiy shikoyati bo'lsa, uni hal qilishingiz kerak bo'lishi mumkin. Mijozlarning fikr-mulohazalarini olish paytida, shuningdek, ularni o'zlarining operatsiyalarini moslashtirishlari uchun ularni ofisingizdagi boshqa bo'limlarga etkazishingiz muhimdir. Agar siz takroran kelib chiqadigan shikoyatni ko'rsangiz, bilasizki, bu keng tarqalgan muammo, masalan, ishlarni bajarishdagi o'zgarishlar kabi.
Kundalik vazifalarni bajarish
Favqulodda vaziyatlarni yarating va qoidalarga rioya qiling. Ofis xavfsizligini ta'minlashning yana bir usuli - har bir narsa kodga mos kelishiga va ofisingizda sog'lom va xavfsizlik uchun xavf yo'qligiga ishonch hosil qilish. Agar yong'in yoki suv toshqini kabi favqulodda vaziyatlarda favqulodda holatlar mavjud bo'lmasa, ularni ishlab chiqish uchun rahbariyat bilan ishlashingiz kerak. Shuningdek, sizga xodimlarni binoni evakuatsiya qilish va bunday favqulodda holatlarda xavfsiz saqlash bo'yicha o'rgatish vazifasi yuklanishi mumkin.

Foydali ko'nikmalarni shakllantirish

Foydali ko'nikmalarni shakllantirish
Yulduzli aloqani rivojlantirish. Yaxshi ofis menejeri bo'lish uchun siz ofisingizda aniq va aniq yozma va og'zaki muloqotni rivojlantirishingiz kerak. Rahbar sifatida odamlar aloqa standartlarini belgilash uchun sizga murojaat qilishadi. Barcha buyruqlaringiz aniq ekanligiga ishonch hosil qiling va odamlarga ko'rsatmalar berishda iloji boricha batafsilroq bo'lishga harakat qiling. [5]
  • Yaxshi aloqa, shuningdek, elektron pochta xabarlarida aniq va aniq bo'lishi kerak. Stsenariylardan qoching va elektron pochtangizda batafsil ma'lumot oling.
  • Xodimlar o'rtasidagi noto'g'ri aloqa tartibsizlikni keltirib chiqarishi va ofislarning ish samaradorligiga putur etkazishi mumkin. Xodimlar o'rtasida kelishmovchiliklar paydo bo'lganda va muammoni hal qiling.
Foydali ko'nikmalarni shakllantirish
Moslasha oladigan va ko'p darajali. Chaqqon va maqsadga yo'naltirilgan bo'lish ofis menejeri sifatida sizga yordam beradi. Ko'pincha, siz bir nechta bo'limlarda ishtirok etasiz va birdaniga bir nechta loyihalarga o'z hissangizni qo'shishingiz mumkin. Zımba bilan ishlang va sizning jamoangiz duch kelishi mumkin bo'lgan har qanday muammolarni hal qilishga tayyor bo'ling. Ofis menejeri sifatida siz jamoangizni yakuniy maqsadga yo'naltirishingiz kerak va bu yuzaga kelishi mumkin bo'lgan kutilmagan muammolarni hal qilishni anglatadi. [6]
  • O'zingizni xafa qilmang va xafa bo'lmang, chunki bu ofisning qolgan qismiga kayfiyatni o'rnatadi.
  • Bir vaqtning o'zida bitta narsani hal qiling va muammolar paydo bo'lganda ularni bartaraf qiling.
Foydali ko'nikmalarni shakllantirish
Tartibli bo'ling. Siz ishtirok etgan barcha loyihalar bir-biridan ajratilgan va tartibli bo'lishi muhimdir, chunki siz bir vaqtning o'zida bir nechta loyihalarda ishtirok etasiz. Menejer sifatida odamlar ma'lumotni to'g'ri arxivlash va uni loyiha ustida ishlayotgan boshqa odamlar uchun ochiq bo'lgan tarzda boshqarish uchun sizga ishonishadi. Yaxshi yozuvlarni saqlang, qo'lingizdan kelganini yozing, nima qilishingiz kerakligini ro'yxatini tuzing va xodimlaringiz kerakli ma'lumotlarga ega bo'lishiga ishonch hosil qiling. [7]
  • Har bir loyihada maxsus papka bo'lishi kerak va ba'zida siz ma'lumotlarga tez va oson kirishingiz mumkin bo'lgan ichki papkalarni o'z ichiga oladi.
Foydali ko'nikmalarni shakllantirish
Tinch va ijobiy munosabatda bo'ling. Yaxshi ofis menejeri tazyiq ostida xotirjam va ofisdagi o'z xodimlarini doimiy ravishda turtki manbai. Boshqaruv uslubingiz qanchalik o'zgaruvchan bo'lsa, ofis shunchalik tartibsiz bo'ladi. O'zingizning xodimlaringiz va mijozlaringiz haqida gap ketganda, professional kayfiyatni saqlang va yordam yoki motivatsiyaga muhtoj bo'lgan xodimlar uchun u erda bo'ling. [8]

To'g'ri ta'lim va tajribaga ega bo'lish

To'g'ri ta'lim va tajribaga ega bo'lish
O'rta maktabni tugating yoki GEDingizni oling. Odatda, ofis menejer lavozimlari uchun kamida o'rta maktab yoki GED ma'lumotlari talab qilinadi. Agar siz ofis menejeri bo'lishni istasangiz, avval o'rta maktabni tugatganingizga yoki GED olish uchun kursga borganingizga ishonch hosil qiling. [9]
To'g'ri ta'lim va tajribaga ega bo'lish
Yuqori darajaga erishing. Agar siz ko'rib chiqilish imkoniyatini yaxshilashni istasangiz, biznes boshqaruvi bo'yicha sherik yoki bakalavr darajasi sizni ajratib qo'yadi. Agar siz yuqori ixtisoslashgan yoki texnik sohada ofis menejeri bo'lishni istasangiz, ushbu sohada bakalavr yoki magistr darajasiga ega bo'lish sizning ish imkoniyatingizni sezilarli darajada yaxshilaydi. [10]
To'g'ri ta'lim va tajribaga ega bo'lish
Ofisda ishlash tajribasini oling. Ko'pgina ofis menejerlari ma'muriy yoki ofis yordamchilari sifatida boshlaydilar. Ofis menejeriga ishga joylashish imkoniyatini yaxshilash uchun materiallarni buyurtma qilish, boshqa ofis ma'muriga yordam berish, mijozlarga xizmat ko'rsatish, texnik xizmat ko'rsatish yoki jamoani boshqarish tajribasini olishga harakat qiling. Ushbu ko'nikmalar ofis menejeri roliga o'tadi. [11]

Ish olish

Ish olish
Ofis menejeri lavozimiga ko'tarilish uchun kadrlar bo'limiga murojaat qiling. Agar siz allaqachon ofisda ishlayotgan bo'lsangiz va ofis menejeri lavozimiga bo'sh joy mavjud bo'lsa, xodimlar bilan uchrashuvni rejalashtirishingiz va bu ishga murojaat qilishingiz mumkinligini bilib olishingiz kerak. Ba'zi kompaniyalar ofis menejerlarini yollash uchun yaxshi ish ko'rishadi va bu sizning oyog'ingizni eshik oldida olish uchun imkoniyat bo'lishi mumkin. [12]
Ish olish
Ish joylarini ochish uchun onlayn qidiruv. Mashhur ish taxtalarini ko'rib chiqing va ofis menejerlari lavozimlarini qidiring. Ishga joylashish ehtimolini maksimal darajada oshirish uchun siz allaqachon tajribaga ega bo'lgan sohalarda lavozimlarni topishga harakat qiling. [13]
Ish olish
Arizangizni yuboring va rezyumeingizni yuboring. Sizning rezyumelaringizda sizda mavjud bo'lgan har qanday professional ko'nikmalar, shuningdek, sizda mavjud bo'lgan texnik, tashkiliy yoki ma'muriy ko'nikmalar aks ettirilgan bo'lishi kerak. Ma'lumotlar bazasi tizimlari, kompyuterlar, printerlar va telefonlar kabi ofis uskunalarida xizmat ko'rsatish tajribasi foydali bo'ladi.
  • Analitik, moliya, tashkiliy va boshqaruv ko'nikmalari ofis menejeri uchun ham foydalidir.
  • Agar sizda professional tajribangiz bo'lmasa, maktab loyihalarida odamlarni tashkillashtirish va boshqarish kerak bo'lgan paytlarni eslang.
Ish olish
Intervyuga o'ting. Intervyu berganingizda, mojarolarni hal qilish, tashkilotchilik va moliyaviy ko'nikmalaringiz to'g'risida so'ralishi mumkin. Yuzaga tushishi mumkin bo'lgan barcha savollarga javob berishga tayyor bo'ling va ma'muriy bilim va mahoratingizni ta'kidlang. [14]
  • Agar siz tibbiyot yoki muhandislik kabi yuqori texnik sohada ofis menejeri bilan intervyu qilsangiz, yo'lingiz tushib qolishi mumkin bo'lgan har qanday texnik savollarga javob berishga tayyor bo'ling.
Qanday qilib yaxshi muloqot qilsam bo'ladi?
Mehribon bo'l. Boshqalarga hurmat bilan gapiring. O'zingizning so'zlaringizni ayting va ishonch bilan gapiring.
Men yangi ofis menejeriman. Oldingi menejer barchaning eng yaxshi do'sti edi, shuning uchun ular menga yoqmaydilar va hamkorlik qilishni xohlamaydilar. Ularni qanday yutishim mumkin?
Faqat namuna bilan etakchi. Siz yangi xodim bo'lganingiz uchun ba'zi bir noto'g'ri tushunchalar bo'lishi mumkinligi tushunarli, ammo bu siz yaxshi ofis menejeri bo'lsangiz, vaqt o'tishi bilan ishdan chiqadi.
Vazifalarni taqsimlash haqida menga misol keltira olasizmi?
Tovarlar yoki xizmatlarni sotib olishni talab qiladigan shaxs sotib olishni ma'qullaydigan shaxs bo'lmasligi kerak.
Qanday qilib yangi qoidalarni hamma qabul qilishiga odatlanib qolganimni qanday qabul qilaman?
Ushbu qoidalarni tushuning va xodimlar qoidalar ularni takomillashtirish uchun ekanligini tushunadigan tarzda amalga oshiring.
gfotu.org © 2020