Qanday qilib samarali va uyushgan kotib bo'lish kerak

Yaxshi kotib bo'lish, tayyor, samarali va tartibli bo'lishni anglatadi. Muloqot va tashkilot ko'nikmalarini takomillashtirish va takomillashtirish orqali siz mutaxassislar kotibi va jamoaning ajralmas qismi bo'lib, ishingizni yanada qiziqarli, xavfsiz va yoqimli qilishingiz mumkin.

Tayyorlanmoqda

Tayyorlanmoqda
O'z vaqtida bo'ling. Ofisga borish va uchrashuvlar yoki boshqa uchrashuvlarga borish uchun o'zingizga ko'p vaqt ajrating. Elektron pochta yoki boshqa topshiriqlarni tayyorlash yoki shunchaki ko'rish uchun o'zingizga vaqt berish uchun erta bo'ling.
  • Haqiqiy o'rtacha ko'rsatkichni bilish uchun har kuni ishga kirish uchun qancha vaqt ketishini kuzatib ko'ring va vaqtingizni shunga qarab o'zgartiring. Belgilangan vaqtga 15 yoki 20 daqiqalik bufer vaqtini qo'shing va hatto u erga birinchi borishdan oldin qancha vaqt ketishini sinab ko'ring. [1] X tadqiqot manbai
Tayyorlanmoqda
Aqlli bo'ling. Aqlingiz tiniq va mulohazali bo'lishi uchun mo'l-ko'l dam oling. Agar xohlasangiz, ertalab bir stakan qahva yoki choy iching, yoki har safar kuchayish kerak bo'lsa. Vaqti-vaqti bilan stolingizni qayta tashkil qilish uchun tanaffus qiling va pauza qiling.
  • Ish stolingizdan turing yoki har 52 daqiqadan so'ng 17 daqiqa davomida nima qilayotganingizni biling, chunki tadqiqotlar shuni ko'rsatadiki, bu eng yaxshi samarani beradi. Bu vaqt ichida bir nechta oddiy mashqlarni bajaring, hamkasblar bilan gaplashing yoki ofis atrofida sayr qiling. [2] X tadqiqot manbai
Tayyorlanmoqda
Jadvalni biling. O'zingizning xo'jayiningiz, o'zingiz yoki har bir kunning boshida kuzatib borishingiz kerak bo'lgan boshqa xodimlarning ish jadvali bilan tanishing. Jadvalga vaqti-vaqti bilan qarab turing, shunda uchrashuvlarni amalga oshirishda vaqtni tejashingiz va ikki martali buyurtma berish yoki boshqa xatolardan qochishingiz mumkin.
  • Bir zumda kompyuteringizda yoki telefoningizda ko'rish uchun jadvallar va taqvimlarni ochiq va ochiq holda saqlang, shunda siz darhol maslahatlashishingiz va uchrashuvlarga qo'shilishingiz mumkin.
Tayyorlanmoqda
Barcha materiallar bilan uchrashuvlarga keling. Har qanday uchrashuvga tayyor va materiallarni tayyorlang, oldingi uchrashuvlardagi yozuvlarni tozalang, shuningdek, ushbu yig'ilishning protokollari va boshqa yozuvlarini olib tashlash uchun qurilma yoki daftar. Uchrashuvdagi o'rningizga tegishli har qanday narsa, shu jumladan keyinchalik tayyorlash yoki bosib chiqarish vaqtini tejashga tayyor bo'lishi mumkin bo'lgan maxsus materiallar yoki tarqatma materiallar haqida xo'jayiningizdan so'rang.
  • Ertalab yoki kechqurun barcha ishtirokchilarga bo'lajak uchrashuvning kun tartibini, oxirgi uchrashuvning daqiqalarini yoki boshqa tegishli materiallarni yuborishga harakat qiling. [3] X tadqiqot manbai
Tayyorlanmoqda
Stenografiyani o'rganishni ko'rib chiqing. Agar siz qo'lda juda ko'p eslatma olsangiz, stsenariylarning har xil turlari va yozishni tezlashtirish usullari haqida bilib oling. [4] Belgilarni o'rganish va tezlikni oshirish uchun stenografiya kursini o'ting.
  • Agar siz tez-tez yozuvlarni qo'lingiz bilan olmasangiz yoki stenografiyani o'rganishni xohlamasangiz, matn terish sinovini o'tkazing. Bir daqiqa taymerni o'rnating va telefoningiz, planshetingiz, noutbukingiz klaviaturasi va ajratilgan klaviaturada odatdagi elektron pochta xabarlarini yozib ko'ring. Keyin har bir qurilmada yozgan so'zlar sonini hisoblang. Tez qaydlarni yozib olish kerak bo'lganda, qurilmangizga eng ko'p so'zlar sonini qo'shib qo'ying.

Tartibga soling

Tartibga soling
Ro'yxatlar va rejalashtiruvchilarga topshiring. Rejalashtiruvchi, taqvim va ishlar ro'yxatini saqlang va ularni doimiy ravishda yangilang. Ularni osongina ko'rinadigan va erishilgan joylarda saqlang yoki ularni sinxronlash mumkin bo'lgan bir nechta narsalarga ega bo'ling.
  • Agar siz qalam va qog'oz bilan yaxshi ishlasangiz, cho'ntagingizda yoki sumkangizga sig'adigan kichik rejalashtirgich yoki taqvimni saqlang, shunda siz uni har doim o'zingizda saqlab turasiz. Iloji bo'lsa, ruchkani ilib qo'ying, shunda hech qachon baliq ovlash kerak emas. Ish stolingizda bajariladigan ishlar ro'yxati uchun belgilangan yozuv panelini joylashtiring va borayotganda narsalarni kesib tashlang.
  • Agar siz raqamli tashkilot bilan yaxshiroq ishlasangiz, uchrashuvlar va ular to'g'risida bildirishnomalarni olish uchun telefoningizning taqvimi va eslatma tizimidan foydalaning. Vazifalaringizni boshqarish uchun Wunderlist yoki Todoist kabi ilovalarni sinab ko'ring. [5] X tadqiqot manbai
Tartibga soling
Ma'lumotlaringizni sinxronlashtiring. Taqvimlarni, ro'yxatlarni va fayllarni barcha qurilmalaringizda sinxronlashtirish orqali har doim qaydlar va boshqa materiallar mavjudligiga ishonch hosil qiling, bu deyarli har bir zamonaviy ilova bajarishga qodir.
  • Vazifalar, hujjatlar va eslatmalarni Basecamp yoki Trello kabi loyihalarni boshqarish dasturi bilan boshqa kotibalar, rahbaringiz yoki boshqa xodimlaringiz bilan baham ko'ring. [6] X tadqiqot manbai
  • Hujjatlar va elektron jadvallarni Google Docs bilan ulashing va fayllarni yuborish uchun Dropbox yoki Hightail kabi dasturlardan foydalaning. [7] X tadqiqot manbai
Tartibga soling
Hammasi rang-kod. Barcha materiallaringizni bir qarashda tasniflashga yordam beradigan ranglarni kodlash tizimini o'rnating. Har bir loyihaga, kunga, ishchiga yoki ishingizni qanday aniqlashtirishni xohlayotganingizga rang bering. To'g'ri ma'lumotni osongina topish uchun fayllar, tovoqlar va noutbuklarni belgilash uchun yoritgichlar va rangli yorliqlar yoki yorliqlardan foydalaning.
  • Elektron pochta, taqvim va ro'yxatlar uchun ko'plab veb va mobil ilovalar, shuningdek, har bir elementga rang berish imkoniyatini beradi.
Tartibga soling
Kirish qutisini tozalang. Elektron pochta qutisini toza va muhim ma'lumotlarga osongina olib qo'ying, elektron pochtani darhol papkaga joylashtiring, unga qaytib kelishingiz kerak bo'lsa, uni belgilab qo'ying yoki uni o'qilmagan deb belgilang yoki agar kerak bo'lmasangiz, arxivlash yoki yo'q qiling. u.
  • Har yili, chorakda yoki oyda papkalar yaratishga harakat qiling yoki ularni loyiha, ishchi yoki turiga qarab belgilang. Elektron pochtaning ma'lumotlariga darhol javob berishga, o'chirishga yoki kirishga harakat qiling. O'zingiz uchun jadvallar tuzing, masalan, barcha elektron pochta xabarlarini kunning oxiriga qadar tegishli papkalarga to'ldirish va haftaning oxiriga kelib, qutingizdagi barcha narsalarni tozalash va ish bilan shug'ullanish. [8] X tadqiqot manbai
Tartibga soling
Doimiy bo'ling. Bir xil turdagi materiallarni ma'lum bir joyda saqlang va daftar va papkalarni aniq loyihalarga tayinlang. Telefon xotiralari uchun maxsus bloknotga ega bo'ling, masalan, u doimo telefonda bo'lib turadi, shuning uchun hech qachon peçete biron bir kishining ismi va raqamini olib tashlamaysiz. Ma'lumot aralashib ketmasligi va keyinchalik topish qiyin bo'lishi uchun uchrashuv eslatmalarini boshqa eslatmalardan alohida joyda saqlang.
Tartibga soling
Qog'oz va vaqtni tejang. Vaqt va resurslarni tejash uchun qog'ozni tejash va onlayn shakllar yoki boshqa hujjatlarni qabul qilishdan bosh torting. Iloji bo'lsa, shakllarni elektron shaklda to'ldiring. Qog'ozli fayllarning nusxalarini har doim mavjud bo'lishlari uchun ularni skanerlang va saqlang. Iloji bo'lsa, qog'ozli fayllar o'rniga raqamli fayllar, eslatmalar, eslatmalar va kun tartibini aylantiring.
Tartibga soling
Materiallarni zaxiralash. Hech qachon o'zingiz tashkil qilgan muhim materiallardan, masalan, bloknot, qalamlar, konvertlar va shtamplardan foydalanib, ofis menejeri / xaridoriga o'zingizning oxirgi qutingiz yoki biror narsaning konteynerida bo'lganingizda, ular yo'q bo'lib ketgandan ko'ra, hech qachon ma'lumot bermang. Pulni tejash va tezda ishlamaslik uchun, Quill kabi kompaniyadan etkazib beriladigan mahsulotlarga buyurtma bering.
  • Materiallarni ish stolingizda yoki ish joyingizda tashkillashtiring. Tarkibni oson ajratish uchun yorliqlangan yoki rangli konteynerlardan, tovoqlar, fayl papkalari va boshqa idishlardan foydalaning.

Samarali aloqa

Samarali aloqa
Skriptlarga yopishib oling. Siz tez-tez takrorlaydigan yozishmalarni qayta ishlatish uchun oddiy til bilan kelib, vaqt va energiyani tejang. Siz nusxa ko'chirishingiz, joylashtirishingiz va aniq ssenariyga mos ravishda osongina tahrirlashingiz mumkin bo'lgan turli xil holatlar uchun elektron pochta xabarlari, press-relizlar yoki telefon qo'ng'iroqlari uchun bir nechta skriptlarni tayyorlang.
Samarali aloqa
Diqqatli daftar bo'ling. Telefoningiz, noutbukingiz yoki har bir uchrashuv, telefon xabari yoki boshqa muhim suhbatlar uchun bloknotga yozib qo'ying. Ushbu eslatmalarni maxsus yorliqlangan jismoniy yoki elektron papkalarga joylashtiring yoki joylashtiring, shunda keyinroq ularga murojaat qilishingiz va og'zaki aloqa yozuvlari bilan band bo'lgan kuningizda unutishingiz mumkin.
Samarali aloqa
Telefonda samimiy va do'stona munosabatda bo'ling. O'zingizning salomingizni va boshqa muhim yoki umumiy ma'lumotni telefon orqali gapiring. O'zingizning ofisingizda telefon uchun kengaytmalar ro'yxatini o'zingizning oldingizda saqlang va ularni tezda xotiraga o'tkazishingiz uchun ularni xotirada saqlash ustida ishlang.
  • Vaqtingizni tejashingiz va texnik qiyinchiliklardan qochishingiz uchun ofis telefoningizning o'ziga xos xususiyatlari bilan tanishib chiqing, masalan, kimdirni to'g'ridan-to'g'ri xodimning ovozli pochtasiga yuborish yoki odamlarni konferents-aloqaga qo'shish.
Samarali aloqa
Grammatikangizni tekshiring. Siz yuborgan yozma aloqaning har bir turi imlo bilan tekshirilgan va grammatik va tinish belgilarida xatolar yo'qligiga ishonch hosil qiling. Hammasi to'g'riligini tekshirish va keyingi vaqtni tejash va chalkashgan qabul qiluvchilarning elektron pochta xabarlariga javob berishdan uyalish uchun xatlardan xatlar, kun tartiblari va boshqa yozishmalarni o'qish uchun qo'shimcha daqiqalarni sarflang.
  • Hujjatlar, jadvallar va elektron pochta xabarlari uchun foydalanadigan ilovalarda imlo tekshiruvini yoqing. Veb-sahifaga yozish paytida, ayniqsa kompaniyaning veb-saytiga, ijtimoiy media akkauntlariga yoki boshqa rasmiy platformalarga yuborishda xatolarga yo'l qo'ymaslik uchun ushbu xususiyatni brauzeringizda yoqing.
Samarali aloqa
Elektron pochta xabarlari va ovozli xabarlarni qisqa va yoqimli saqlang. Qo'ng'iroq qilish yoki elektron pochta xabarlarini yuborish maqsadingizni iloji boricha bir necha so'z bilan aytib bering. To'g'ridan-to'g'ri savollar bering va kerak bo'lganda ismingizni, kompaniyangizni, telefon raqamingizni va elektron pochtangizni takrorlang. Aloqa bilan samarali shug'ullanishingiz uchun siz kutgan yoki ulardan eshitishni kutadigan vaqtni bering.
Samarali aloqa
Uchrashuvlar va vaqtlarni tasdiqlang. Bitta sahifada ekanligingizga ishonch hosil qiling va uchrashuvlar va boshqa muhim topshiriqlarni tasdiqlash uchun bir kun oldin yoki bir kun oldin qo'ng'iroq qilish yoki elektron pochta orqali xabar yuborish orqali eslatmalar bering. Javobni kutayotganingizni eslatib turish uchun muloyim va qisqa elektron pochta xabarlari yoki telefon xabarlarini yuborish orqali siz eshitmagan odamlar bilan qaytadan bog'laning.
Qanday qilib ko'p zo'ravonlik bilan multitask qilishim kerak?
Odamlar ko'p qirrali narsalar uchun qurilmagan, lekin agar siz vazifalarni birinchi o'ringa qo'ysangiz, unda samarali ish olib borishingiz mumkin bo'ladi.
Yozuvlarimni qanday eslayman?
Doimiy ravishda bitta daftar yoki daftarni ishlating va agar siz ishlatayotgan daftar to'lmasa, boshqa daftarchaga o'tirmang. Xuddi shu daftarga ega bo'lsangiz, boshqa yozuvlaringizni orqaga qaytarishingiz va nima qilishingiz kerakligi haqida eslatib turishingiz mumkin. Yozuvlaringizni yodda saqlash uchun kun davomida eslatmalaringizni ko'rib chiqing.
Agar ikki xil ish qilsam, kundalik majburiyatlar va xabarlarni qayd etishning eng yaxshi usuli qanday?
Ko'p mavzuli noutbukni sotib olishga urinib ko'rishingiz yoki ularni telefon, planshet yoki kompyuter bloknotiga yozib qo'yishingiz mumkin.
Javobim bo'lmaganida nima deyman?
Siz uzr so'rab, odamga ishonchingiz komil emasligini aytishingiz mumkin, ammo hamkasblaringizdan birini so'rashingiz mumkin.
Telefonda g'azablangan qo'ng'iroq qiluvchiga qanday munosabatda bo'lishim kerak?
Iloji boricha xotirjam va chiroyli javob bering va ular xafa bo'lgan narsalar uchun uzr so'rang.
Hamkor bo'lmagan hamkasbga qanday munosabatda bo'lishim kerak?
Ulardan o'zlarini qanday his qilishlarini so'rang va agar sizda ularga yordam berishga qodir bo'lsangiz. Ularni xotirjam, ammo qat'iyat bilan gapirish orqali ularni tinchlantirishga harakat qiling, bu sizning biznesingizni anglatishini, ammo bu haqda yoqimli ekanligingizni ko'rsatib beradi. Agar ular hamkorlik qilmaslikni davom ettirsalar, ularning ishtirok etmaslik oqibatlarini aniqlang, masalan "jamoani bo'shatib yuborayapsiz", "yozuvda qora belgi paydo bo'ladi" yoki "siz bu guruhning a'zosi bo'lmaysiz" bonus / ofisga chiqish / ismingizni qatnashgan deb qayd etish va boshqalar. "
Maktabni tugatganimda samarali kotib bo'lish uchun menga ko'nikmalar yoki muayyan talablar kerakmi?
Qanday qilib stolga kotib sifatida biror narsani olib kelsam bo'ladi?
gfotu.org © 2020